Fem tips för effektiva möten
Vem har inte suttit på ett möte som dragit ut på tiden eller handlat om "fel" saker? Här är några råd för effektiva möten:
1) Prioritera bland mötena. Vissa kanske kan ersättas med direktsamtal eller e-post.
2) Klargör mötets syfte. Meddela deltagarna i förväg så att de vet vad som förväntas av dem.
3) Alla som deltar ska ha en tydlig funktion. Den som inte har det ska inte vara med.
4) Vid mötets början, påminn om syftet och bestäm mötesregler. Använd medvetet metoder som främjar syftet, till exempel brainstorming eller arbete i mindre grupper.
5) Avsluta med att sammanfatta vad ni kommit fram till och vad nästa steg är.
Fem råd för bra presentationer
Många våndas inför att hålla presentationer. Men har man tänkt efter i förväg blir resultatet ofta bra. Här är några tips:
1) Tänk igenom vilka åhörarna är, vad de har för kunskaper i och inställningar till ämnet.
2) Gör klart för dig själv vad du vill uppnå, vad åhörarna ska veta, tycka och känna och vad du vill att de ska göra efter din presentation.
3) Formulera ditt huvudbudskap. Om åhörarna bara kommer ihåg en eller två saker, vad ska det vara?
4) Bestäm vilket samspel du vill ha med åhörarna, till exempel om du vill ta frågor underhand eller efteråt.
5) Stäm av med några av åhörarna efteråt för att följa upp om du uppnådde målet.
Fem tips för återkoppling
Återkopplingssamtal kan kännas jobbiga, särskilt om det handlar om att få en medarbetare att förändra ett beteende. Men de kan också bli konstruktiva. Några tips:
1) Skapa en öppen stämning. Inled med öppna frågor som bjuder in till dialog.
2) Lyft fram flera positiva saker och en sak som kan förbättras.
3) Ge återkoppling på medarbetarens beteende, men inte på personligheten.
4) Var konkret och konstruktiv: "Jag har observerat att…och som förbättring vill jag föreslå att…"
5) Avsluta med att sammanfatta vad ni kommit fram till.
Att leda är att kommunicera
Undersökningar visar att chefer ägnar 60-90 procent av sin arbetstid till att kommunicera. Man kan säga att kommunikation är chefens viktigaste verktyg.
Rikspolisstyrelsens kommunikationsavdelning arbetar nu fram en strategi för ledningskommunikation. Den tar också fram praktiska hjälpmedel för att stötta cheferna. En handbok fylld av praktiska råd, kompletterad med verktyg, checklistor och mallar är snart klara.
– Det ska bli ett tydligt kommunikationshjälpmedel till nytta i vardagen, säger Lena Söderstrand på kommunikationsavdelningen. Materialet ska användas vid seminarier och på utbildningar.