Resfria möten sparar både tid och miljö

Att mötas utan att träffas – det är vad telefon-, video- och webbmöten handlar om. Under 2011 ska Rikspolisstyrelsen bli bättre på så kallade resfria möten, allt för att värna miljön, spara tid och göra personalens vardag lättare.

Vi skriver 2011 och många sitter med kalendern i högsta hugg för att planera årets alla möten. Med 21 polismyndigheter och cirka 27 000 anställda i hela Sverige innebär det en hel del pusslande med resor, hotell, avdrag och uppstyckade arbetsdagar.

– Det krävs hela 13 steg för att boka och genomföra ett möte som man måste resa till. 11 av de här stegen kan du slippa genom att istället välja ett resfritt möte, säger Kjell-Ove Lindgren.

Tjänsteresor onödiga

Han är travel manager på Rikspolisstyrelsen och ligger nu i startgroparna inför årets stora satsning: att ge ett rejält uppsving åt webb-, video- och telefonmöten. Resfria möten är ett samlingsuttryck för dessa mötesformer, som alltså inte kräver att mötesdeltagarna förflyttar sig längre bort än till närmaste telefon, dator eller konferensrum – även om övriga deltagare sitter i en helt annan del av landet.

– Det finns så bra tekniska lösningar idag för möten på distans, så en stor del av alla tjänsteresor utförs helt i onödan. Det finns mycket tid, kraft och pengar att spara på att dra ner på resandet, säger Kjell-Ove Lindgren.

Bra för miljön

Ett viktigt skäl bakom arbetet för fler resfria möten är att minska belastningen på miljön. Varje år redovisar Rikspolisstyrelsen sina totala koldioxidutsläpp offentligt. Flyg- och bilresor står för den överlägset största delen. Nu ska det bli ändring på det. Kjell-Ove Lindgren och hans kollegor ska under året gå igenom alla avdelningar inom RPS för att se inom vilka verksamheter resfria möten kan passa.

– Vi kommer inte att driva igenom något som inte passar en viss verksamhet. Personliga möten kommer alltid finnas kvar, säger Kjell-Ove Lindgren.

Han får medhåll av Peter Arnfalk på Internationella miljöinstitutet vid Lunds universitet:

– Det är inte fråga om att helt sluta resa. De fysiska mötena behövs och kan inte alltid ersättas av till exempel ett videomöte. Det är framför allt resorna över halva landet för ett tvåtimmarsmöte som behöver minska, säger Peter Arnfalk.

Han har tidigare forskat kring hur IT kan användas som förebyggande miljöskydd. Med hjälp av olika tekniska lösningar kan man istället för att åtgärda befintliga miljöproblem se till att de inte alls uppstår. Att ersätta resor till möten med exempelvis ett webbmöte är ett sätt att göra detta.

Underlättar vardagen

Inom en organisation där alla känner varandra fungerar resfria möten oftast väldigt bra, framför allt när det gäller kortare rutinmöten som månadsmöten till exempel, eller vid presentationer och uppföljningar, säger Kjell-Ove Lindgren.

”Väl fungerade resfria möten ger även positiva effekter på organisationens lönsamhet och på personalens trivsel” skriver Trafikverket på sin hemsida. Men på vilket sätt kan möten över video och telefon göra att personalen trivs bättre?

– När vi slipper all organisering som resandet medför – boka resa, kanske stämma av med familjen, bo på hotell och så vidare – så underlättar det vardagen en hel del. Vi kan jobba effektivt, gå från arbetet i tid och låta fritiden vara just fri tid. På så vis är de resfria mötena en viktig faktor som hjälper oss att trivas på jobbet, säger Kjell-Ove Lindgren.

Ny resepolicy under 2011

Regeringen har beslutat att 14 myndigheter, inklusive Rikspolisstyrelsen, ska utarbeta en mötes- och resepolicy, öka tillgängligheten av resfria mötesalternativ samt underlätta och följa upp användningen av resfria mötesalternativ, under 2011.

Resfria möten kan vara:

  • Telefonmöte: Bra för mindre grupper, där mötesdeltagarna träffats förut. Men med en duktig mötesordförande och bra utrustning kan ett telefonmöte fungera bra även med många deltagare.

  • Webbmöte/Webbinarium: Lämpligt för såväl mindre möten som seminarier där föredragshållare talar inför publik (som då kan vara hur stor som helst).

  • Videomöte: För två upp till hundratals deltagare (under exempelvis föreläsningar).

Gör INTE så här:

Ett vanligt misstag är att börja med tekniken, istället för att titta på behoven och förutsättningarna.
– Ett vanligt scenario är tyvärr att man köper in en teknisk möteslösning, men få vet hur den fungerar eller hur man håller ett bra resfritt möte, och få använder den. Det finns ingen support och nästan ingen utom teknikerna vet hur man kopplar upp sig, så de få mötena som ändå hålls blir sällan bra. Det kan bara sluta på ett sätt: utrustning står och samlar damm och man fortsätter att resa i stället, säger Peter Arnfalk.

Gör istället så här:

Tänk efter från början! Vad ska vi ha det här till? Vem ska använda de här resfria lösningarna, och vem ska inte göra det?
– Resfria möteslösningar ska passa organisationens behov och framför allt dem som ska använda dem. Information och utbildning är väldigt viktigt – först när folk har provat på och vet hur utrustningen fungerar så kan de känna sig bekväma med att använda den. Att utveckla en organisations möteskultur tar tid och kräver ett systematiskt tillvägagångssätt om man ska lyckas, säger Peter Arnfalk.