"Det är inte bara priset som avgör"

Pass, polisbåtar, nya polishus och skyddsvästar. Otaliga är de tjänster och produkter som måste upphandlas av en stor organisation som polisen. Och det gäller att göra rätt: En felaktig upphandling kan sluta med böter på tio miljoner kronor.

De senaste åren har rubrikerna om korruption och svågerpolitik frekventerat nyhetsrapporteringen. Många fall har gällt tveksamma eller otillåtna upphandlingar. I syfte att stävja detta och gynna konkurrensen har nya regler införts för den offentliga sektorn. Sedan den 1 juli 2010 kan myndigheter tvingas att betala böter på upp till tio miljoner kronor för otillåtna direktupphandlingar.

Kristine Nilsson är jurist och ställföreträdande upphandlingschef på upphandlingssektionen på Rikspolisstyrelsen, RPS. Hon och hennes kolleger ställer sig positiva till lagändringarna, då det inte ska löna sig att kringgå regelverket.

– Reglerna kring upphandling är bra eftersom de tvingar oss att tänka efter och göra en behovsanalys innan vi genomför en upphandling, vilket på många sätt är en förutsättning för att göra en verkligt bra affär. En bra upphandling leder till besparingar som innebär att vi frigör resurser till polisen. Det har också blivit lättare att prata om upphandlingar nu när konsekvenserna har blivit tydligare, säger Kristine Nilsson.

Hundratals upphandlingar

Enligt lagen ska alla köp som överstiger 287 000 kronor upphandlas. För en organisation av polisens storlek inkluderar detta allt från tvål till nya byggnader. Men det är inte allt som går att upphandla på en nationell nivå. En stor del av tjänsterna måste vara lokalt förankrade, såsom låssmeder och bilbärgning.

– Man får arbeta med otroligt många olika saker i det här jobbet, men det bygger på att upphandlingen görs i nära samarbete med verksamheten då vi inte vet verksamhetens behov eller kan vara experter på alla olika produkter och tjänster, säger Kristine Nilsson.

I genomsnitt pågår hela tiden mellan 100 och 120 upphandlingar inom polisen. De flesta processer tar mellan fyra och åtta månader och leder till avtal eller ramavtal på fyra år eller längre. Föreställningen om att alla upphandlingar skulle leda till utdragna byråkratiska processer dementerar Kristine Nilsson bestämt:

– Tvärtom leder upphandlingarna till att inköpen går mycket smidigare.

Risk för dryga böter

Vissa sorters upphandlingar pågår hela tiden eftersom det är lokala avtal för enskilda polismyndigheter, bland annat för arrestantbevakning, bilbärgning och lokalvård.

Konkurrensverket kan numera begära en upphandlingsskadeavgift från en myndighet som struntar i att upphandla. Vid uppenbara brott mot Lagen om offentlig upphandling kan en myndighet dömas till böter på upp till tio miljoner kronor eller tio procent av kontraktets värde. En felaktig upphandling kan straffas med att man tvingas bryta det aktuella kontraktet och ett krav på att upphandlingen ska göras om.

– Innan kunde Konkurrensverket inte göra så mycket mer än att säga "aja baja". Så det är bra att det finns tydliga regler nu så att det inte lönar sig att kringgå regelverket. Det är inte bara priset som avgör, utan det handlar om att få de bästa varorna och tjänsterna också, säger Kristine Nilsson.

En upphandling steg för steg

1

Upphandlingssektionen får in ett uppdrag, ofta från de inköpsansvariga på polismyndigheterna som har nära kontakt med RPS under hela processen genom möten och e-post.

2

Upphandlare tar kontakt med uppdragsgivaren och bjuder in till ett startmöte där förutsättning-ar och roller dras upp. Både beslutsfattare och några med erfarenhet och kunskap om produkten eller tjänsten måste ingå i gruppen. Ett nära samarbete mellan upphandlaren och verksamheten är en förut-sättning för att det ska bli en lyckad upphandling.

3

Efter att en tidplan lagts upp tar man fram underlag som beskriver kraven som ställs på produkten eller tjänsten utifrån verksamhetens behov samt vilka krav som ska ställas på leverantören. Därefter tas avtalsvillkor fram.

4

När underlaget är klart är det dags att annonsera i databaserna och på polisen.se.

5

Anbudsgivarna har ett antal veckor på sig att svara med ett anbud. Därefter kontrollerar upphandlaren om de uppfyller kraven i samråd med uppdragsgivaren. Den leverantör som bäst fyller kraven, efter ett beslut av hela gruppen, vinner upphandlingen.

6

Sedan kan ett tilldelningsbeslut fattas och därefter har de andra leverantörerna tio dagar på sig att överpröva upphandlingen om de anser att hanteringen varit felaktig. Under hela pro-cessens gång råder sekretess och all kommunikation ska ske skriftligen via samma kanaler för att hålla på objektivitets- och likabehandlingsprincipen.

Upphandlingssektionen

Tretton personer ansvarar för all upphandling inom hela polisen.

Upphandlarna har olika bak-grund, de är bland annat jurister, ekonomer och tekniker.

Ytterligare fyra personer arbetar med polisens e-handelssystem som håller ordning på polisens inköpsrutiner, produkter, lager, ordersystem, betalningar och kunddatabaser.

Upphandlingssektionen genomför omkring 100 upphandlingar varje år till ett värde av cirka två miljarder kronor.

Sektionen tillhandahåller rådgivning och utbildningar kring upphandling och inköp.

Polisens avtal finns i avtalsdatabasen Kommers som du hittar på Intrapolis.

Upphandlingar av framförallt tjänster har sparat in stora summor de senaste åren. Ett exempel på detta är medicinska tjänster i Stockholm där det förut inte fanns någon riktig konkurrenssituation. Allteftersom en marknad har vuxit fram har polisen blivit bättre på att precisera vad de är ute efter. Att byta leverantör blev en besparing på flera miljoner.